I. Layout of Business English Letter

1. Letterhead

Kepala surat yang terletak pada bagian paling atas surat. Isi dari kepala surat biasanya berisikan alamat perusahaan, nomor telepon perusahaan, logo perusahaan, e-mail perusahaan, alamat webside perusahaan, dan informasi lain mengenai perusahaan.

2. Date

Menunjukan kapan surat dibuat, yang biasanya terletak pada bagian sudut kanan atas surat,

dan ada juga yang terletak pada bagian sudut kiri atas surat. Penulisan tanggal surat ada dua gaya yaitu:

• Gaya Inggris British

Penulisan tanggal pada gaya Inggris British huruf pertama yaitu tanggal dan diikuti dengan bulan dan tahun.

Contoh : 17 Agustus 1945

• Gaya Inggris Amerika

Penulisan tanggal pada gaya Inggris Amerika huruf pertama dengan nama bulan terlebih dahulu dan diikuti dengan tanggal dan tahun.

Contoh : August 17, 1945

3. The Address of the letter (Inside Address)

Ditunjukkan kepada penerima surat, yang ditulis di sebelah kiri atas setelah baris penulisan tanggal.

4. References

Referensi yaitu pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirim atau diterima, biasanya

tulisan referensi hurufnya diberi garis bawah.

Contoh: Your Ref: KPS/C3, Our Ref: Con/13/1

Pendikte/Penulisan/Pengarsipan

Huruf pertama pada referensi berisikan code Pendikte, lalu diikuti dengan Penulisan dan Pengarsipan.

5. Salutation

yaitu salam pembuka atau salam hormat yang dapat ditulis sebelum penulisan Subject, biasanya penulisan Salutation diawali dengan kata Dear.

Ada dua gaya penulisan Salutation dalam surat bisnis, yaitu:

• Gaya Inggris British

Penulisan gaya Inggris British biasanya tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan Salutation, kecuali tanda baca koma.

Contoh :

- Dear Sir (jika penerimanya laki-laki)

- Dear madam (jika penerimanya perempuan)

- Dear Sir or Madam (jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya)

- Dear Mr Rizki,

- Dear Mrs Putri,

• Gaya Inggris Amerika

Penulisan gaya Inggris Amerika biasanya menggunakan tanda baca : (titik dua).

Contoh :

- Gentlemen (jika penerimanya laki-laki)

- Ladies (jika penerimanya perempuan)
- Ladies and Gentlemen (jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya).

- Dear Mr Rizki:

- Dear Mrs Putri:

6. Subject

Subjek atau perihal, tujuan dari penulisan perihal adalah agar si penerima surat mendapat gambaran tentang apa sebenarnya surat yang ia terima. Ada tiga hal yang perlu di perhatikan dalam penulisan perihal, yaitu:

• Gunakan "Subject:" atau "Re:"
• tuliskan perihal dalam "Cetak tebal"
• Tulis perihal dalam Huruf besar

Dan dua gaya penulisannya yaitu:

• Gaya Inggris British

Letaknya antara salam pembuka dan isi surat.

Contoh :

Dear Mr Rizki

Subject: Order No 175/03

With reference to the above order,...

• Gaya Inggris Amerika

Letaknya sebelum salam pembuka.

Contoh :

Subject: Order No 175/03

Dear Mr Rizki:

With reference to the above order,...

7. The Body or Message

Badan surat adalah isi atau pesan dalam surat yang harus ditulis dengan jelas, tepat, singkat dan padat.

8. The Closing Expression

Bagian yang berisi salam penutup dalam surat. Yang paling umum di gunakan yaitu kata

“Yours faithfully” atau “Yours sincerely” ketika salam menggunakan kata Sir atau Madam

dan bukan nama penerimanya.

Contoh : “Dear sir” atau “Dear Madam” diikuti dengan “Yours faithfully.

Dalam penulisan Complementary Close ada dua gaya bahasa, yaitu:

• Gaya Inggris British

Jika nama penerima surat dicantumkan pada salam pembuka maka digunakan “Sincerely”.

Jika nama penerima surat tidak dicantumkan atau tidak maka digunakan “Faithfully”.

dan kata yang lain seperti Truly yours, Respectfully yours, Cordially yours.

• Gaya Inggris Amerika

Jika nama penerima surat pada salam pembuka dicantumkan atau tidak maka digunakan “Sincerely”.

dan kata yang lain seperti Yours truly, Yours faithfully, Yours respectfully, Yours cordially.

9. Signature

Yaitu tanda tangan dari pengirim surat, posisi tanda tangan dalam surat berada di sebelah kanan bawah

surat.

10. The Writer’s Designation

Bagian yang berisi nama dan jabatan si penulis surat, posisi nama dan jabatan berada di sebelah kanan bawah setelah tanda tangan.

11. Enclosure

Bagian yang berisi lampiran atau dokumen yang disertakan dalam surat.

Penulisan Eenclosure berada pada bawah sebelah kiri dalam surat diantara

The Writer’s Designation dan Postscript.

Contoh :

Enclosure : Contact

Enc.: Contact

Encl.: Contact

12. Postscript

Postscript atau yang biasa disingkat P.S. bertujuan agar mendapat perhatian khusus dari penerima surat dari alamat surat yang dituju.

Contoh:

P.S.Titipannya sudah disampaikan kepada A.

P.S.2 Kalau sudah di terima segera beri kabar.

13. Carbon copy notation

Carbon copy notation atau tembusan adalah catatan tentang tembusan atau tindasan surat. Biasanya dicantumkan di sebelah kiri bawah dengan menuliskan kode CC, yaitu singkatan dari “Carbon Copy” atau “Carbon Copies”.

Contoh: Copy to Mr. Rizki atau cc. Mr. Rizki

II. Form and Style of Business English letter

1. Indented style

Mempunyai bentuk berlekuk atau bergigi pada penulisan suratnya. Format paragraf pada Indented Style diberi jarak spasi 1cm dari batas kiri pada baris pertama dari setiap paragraf. Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat.

2. Fullblock style

Mempunyai bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri, dan juga style yang sering digunakan dalam menulis surat bisnis. Jarak baris pada sisi surat diberi jarak satu baris, dan dua baris untuk jarak paragraf. Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah dari gaya surat lainya.

3. Modified block style

Yang membedakan surat ini dengan surat Fullblock style adalah penempatan tanggal,

tanda tangan, serta beberapa bagian surat lainnya ditempatkan di sebelah kanan.

Seperti penulisan Enclosure (lampiran), Postscript, dan Carbon copy notation. Pada

umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan.

4. Semiblock style

Bentuk setengah lurus hampir mirip dengan penulisan surat Modified Block Style, yang berbeda pada surat ini ada pada bagian isi surat, yaitu pada paragrafnya, dimana masing-masing paragraf baru diberi jarak 1cm.

5. Hanging style

Bentuk alinea menggantung dan paragraf yang lebih condong kekiri, dan pada baris pertama paragraf terletak pada baris awal kalimat, sedangkan baris kedua dan seterusnya diberi jarak spasi 1cm dari batas kiri pada baris pertama dari setiap paragraf.

Sumber:

• http://www.cambridgecollege.co.uk/coursesattachments/BLWMOD1.pdf
• http://ismailmidi.com/berita-546335-posisi-perihal-dalam-business-letter.html
• http://yrahmirzn-kreativitas.blogspot.com/2009/05/continue-menulis-surat-dalam-bahasa.html
• http://yrahmirzn-kreativitas.blogspot.com/2009/08/lanjutan-menulis-surat-dalam-bahasa.html