1. Letterhead
Kepala surat yang terletak pada bagian paling atas surat.
2. Date
Menunjukan kapan surat dibuat, yang biasanya terletak pada bagian sudut kanan atas surat, dan ada juga yang terlatak pada bagian sudut kiri atas surat. Penulisan tanggal surat ada dua gaya yaitu:
- Gaya inggris british
Penulisan tanggal pada gaya inggris british huruf pertama yaitu tanggal dan diikuti dengan bulan dan tahun.
Contoh: 17 Agustus 1945
- Gaya inggris amerika
Penulisan tanggal pada gaya inggris amerika huruf pertama dengan nama bulan terlebih dahulu dan diikuti dengan tanggal dan tahun.
Contoh: 17-08-45
3. The Address of the letter
Ditunjukan kepada penerima surat, yang ditulis di sebelah kiri atas setelah baris penulisan tanggal.
4. References
Referensi yaitu pengarsipan atau dokumnetasi surat yang dikirim atau diterima, biasanya tulisan referensi hurufnya di beri garis bawah.
Contoh: Your Ref: KPS/C3, Our Ref: Con/13/1
5. Salutation
yaitu salam pembuka, yang dapat ditulis dengan kata Dear.
Contoh: Dear Sir, Dear Mr. Rizki, Dear Mrs. Putri
6. Subject
Subjek atau perihal, tujuan dari penulisan perihal adalah agar si penerima surat mendapat gambaran tentang apa sebenarnya surat yang ia terima. Ada tiga hal yang perlu di perhatikan dalam penulisan perihal, yaitu:
- Gunakan "Subject:" atau "Re:"
- tuliskan perihal dalam "Cetak tebal"
- Tulis perihal dalam Huruf besar
Dan dua gaya penulisannya yaitu:
- Gaya inggris british
Letaknya antara salam pembuka dan isi surat.
Contoh: Dear Mr Rizki
Subject: Order No 175/03
With reference to the above order,...
- Gaya inggris amerika
Letaknya sebelum salam pembuka.
Contoh: Subject: Order No 175/03
Dear Mr Rizki:
With reference to the above order,...
7. The Body or Message
Badan isi atau pesan dalam surat yang harus di tulis dengan jelas, tepat, singkat dan padat.
8. The Closing Expression
Bagian yang berisi salam penutup dalam surat. Yang paling umum di gunakan yaitu kata “Yours faithfully” ketika salam menggunakan kata Sir atau Madam dan bukan nama penerimanya.
9. Signature
Yaitu tanda tangan dari pengirim surat, posisi tanda tangan dalam surat berada di sebelah kanan bawah surat.
10. The Writer’s Designation
Bagian yang berisi nama dan jabatan si penulis surat, posisi nama dan jabatan berada di sebelah kanan bawah setelah tanda tangan.
11. Enclosure
Bagian yang berisi lampiran atau dokument yang di sertakan dalam surat.
12. Postscript
Postscript atau yang biasa disingkat P.S. bertujuan agar mendapat perhatian khusus dari si alamat.
Contoh: P.S.Titipannya sudah disampaikan kepada A.
P.S.2 Kalau sudah di terima segera beri kabar.
13. Carbon copy notation
Carbon copy notation atau tembusan adalah catatan tentang tembusan atau tindasan surat. Biasanya dicantumkan di sebelah kiri bawah dengan menuliskan kode CC, yaitu singkatan dari “Carbon Copy” atau “Carbon Copies”.
Contoh: Copy to Mr. Rizki atau cc. Mr. Rizki
II. Form and style of Business English letter
1. Indented style
Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat.
2. Fullblock style
Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah.
3. Block style
4. Semiblock style
Bentuk setengah luurus
5. Hangging style
Bentuk alinea menggantung
Sumber:
- http://www.cambridgecollege.co.uk/coursesattachments/BLWMOD1.pdf
- http://ismailmidi.com/berita-546335-posisi-perihal-dalam-business-letter.html
- http://yrahmirzn-kreativitas.blogspot.com/2009/05/continue-menulis-surat-dalam-bahasa.html
- http://yrahmirzn-kreativitas.blogspot.com/2009/08/lanjutan-menulis-surat-dalam-bahasa.html
