I. Layout of Business English Letter
1. Letterhead
Kepala surat yang terletak pada bagian paling atas surat. Isi dari kepala surat biasanya berisikan alamat perusahaan, nomor telepon perusahaan, logo perusahaan, e-mail perusahaan, alamat webside perusahaan, dan informasi lain mengenai perusahaan.
2. Date
Menunjukan kapan surat dibuat, yang biasanya terletak pada bagian sudut kanan atas surat,
dan ada juga yang terletak pada bagian sudut kiri atas surat. Penulisan tanggal surat ada dua gaya yaitu:
- Gaya Inggris British
Penulisan tanggal pada gaya Inggris British huruf pertama yaitu tanggal dan diikuti dengan bulan dan tahun.
Contoh : 17 Agustus 1945
- Gaya Inggris Amerika
Contoh : 17-8-45 atau 17/8/45
3. The Address of the letter (Inside Address)
4. References
Referensi yaitu pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirim atau diterima, biasanya
tulisan referensi hurufnya diberi garis bawah.
Contoh: Your Ref: KPS/C3, Our Ref: Con/13/1
Pendikte/Penulisan/PengarsipanHuruf pertama pada referensi berisikan code Pendikte, lalu diikuti dengan Penulisan dan Pengersipan.
5. Salutation
yaitu salam pembuka atau salam hormat yang dapat ditulis sebelum penulisan Subject, biasanya penulisan Salutation diawali dengan kata Dear.
Ada dua gaya penulisan Salutation dalam surat bisnis, yaitu:
- Gaya Inggris British
Contoh :
- Dear Sir (jika penerimanya laki-laki)
- Dear madam (jika penerimanya perempuan)
- Dear Sir or Madam (jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya)
- Dear Mr Rizki,
- Dear Mrs Putri,
- Gaya Inggris Amerika
Contoh :
- Gentlemen (jika penerimanya laki-laki)
- Ladies (jika penerimanya perempuan)
- Ladies and Gentlemen (jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya).
- Ladies and Gentlemen (jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya).
- Dear Mr Rizki:
- Dear Mrs Putri:
6. Subject
Subjek atau perihal, tujuan dari penulisan perihal adalah agar si penerima surat mendapat gambaran tentang apa sebenarnya surat yang ia terima. Ada tiga hal yang perlu di perhatikan dalam penulisan perihal, yaitu:
- Gunakan "Subject:" atau "Re:"
- tuliskan perihal dalam "Cetak tebal"
- Tulis perihal dalam Huruf besar
Dan dua gaya penulisannya yaitu:
- Gaya Inggris British
Letaknya antara salam pembuka dan isi surat.
Contoh :
Dear Mr Rizki
Subject: Order No 175/03
With reference to the above order,...
- Gaya Inggris Amerika
Letaknya sebelum salam pembuka.
Contoh :
Subject: Order No 175/03
Dear Mr Rizki:
With reference to the above order,...
7. The Body or Message
Badan surat adalah isi atau pesan dalam surat yang harus ditulis dengan jelas, tepat, singkat dan padat.
8. The Closing Expression
Bagian yang berisi salam penutup dalam surat. Yang paling umum di gunakan yaitu kata
“Yours faithfully” atau “Yours sincerely” ketika salam menggunakan kata Sir atau Madam
dan bukan nama penerimanya.
Contoh : “Dear sir” atau “Dear Madam” diikuti dengan “Yours faithfully.
Dalam penulisan Complementary Close ada dua gaya bahasa, yaitu:
- Gaya Inggris British
Jika nama penerima surat tidak dicantumkan atau tidak maka digunakan “Faithfully”.
- Gaya Inggris Amerika
9. Signature
Yaitu tanda tangan dari pengirim surat, posisi tanda tangan dalam surat berada di sebelah kanan bawah
surat.
10. The Writer’s Designation
Bagian yang berisi nama dan jabatan si penulis surat, posisi nama dan jabatan berada di sebelah kanan bawah setelah tanda tangan.
11. Enclosure
Bagian yang berisi lampiran atau dokumen yang disertakan dalam surat.
Penulisan Eenclosure berada pada bawah sebelah kiri dalam surat diantara
The Writer’s Designation dan Postscript.
Contoh :
Enclosure : Contact
Enc.: Contact
Encl.: Contact
12. Postscript
Postscript atau yang biasa disingkat P.S. bertujuan agar mendapat perhatian khusus dari penerima surat dari alamat surat yang dituju.
Contoh:
P.S.Titipannya sudah disampaikan kepada A.
P.S.2 Kalau sudah di terima segera beri kabar.
13. Carbon copy notation
Carbon copy notation atau tembusan adalah catatan tentang tembusan atau tindasan surat. Biasanya dicantumkan di sebelah kiri bawah dengan menuliskan kode CC, yaitu singkatan dari “Carbon Copy” atau “Carbon Copies”.
Contoh: Copy to Mr. Rizki atau cc. Mr. Rizki
II. Form and Style of Business English letter
1. Indented style
Format paragrafnya sama dengan Semiblock style, yang berbeda penulisan alamat dengan surat lainnya, cara penulisan alamat
pada Indented style diletakan di sebelah kanan, seperti yang terlihat pada gambar. Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang
alamat tujuannya singkat.
2. Fullblock style
Mempunyai bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri, dan juga style yang sering digunakan dalam menulis surat bisnis.
Jarak baris pada sisi surat diberi jarak satu baris, dan dua baris untuk jarak paragraf. Bentuk surat seperti ini adalah bentuk
surat yang paling mudah dari gaya surat lainya.
3. Block style
Yang membedakan surat ini dengan surat Fullblock style adalah penempatan tanggal, tanda tangan, serta beberapa bagian
surat lainnya ditempatkan di sebelah kanan. Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan
4. Semiblock style
5. Hanging style
Bentuk alinea menggantung dan paragraf yang lebih condong kekiri.
Sumber:
- http://www.cambridgecollege.co.uk/coursesattachments/BLWMOD1.pdf
- http://ismailmidi.com/berita-546335-posisi-perihal-dalam-business-letter.html
- http://yrahmirzn-kreativitas.blogspot.com/2009/05/continue-menulis-surat-dalam-bahasa.html
- http://yrahmirzn-kreativitas.blogspot.com/2009/08/lanjutan-menulis-surat-dalam-bahasa.html
